Emotionale Herausforderungen in Kündigungen: Ein kurzer Leitfaden für HR
Kündigung können einen tiefen Einschnitt für Betroffene bedeuten. Die Leitung von Kündigungsgesprächen ist ein Balance-Akt. Die richtige Balance zu finden zwischen persönlicher Offenheit und professioneller Gesprächsführung ist keine einfache Aufgabe. Dieser Artikel beleuchtet Erfolgsstrategien für HR und Führungskräfte, um die menschlichen Aspekte zu berücksichtigen und eine von Menschlichkeit geprägte Unternehmenskultur zu erhalten.
Eine sorgfältige Vorbereitung bleibt von zentraler Bedeutung.
Kündigungen erfordern einerseits eine hohe Professionalität und Sicherheit, um die anstehende Trennung sachlich und klar zu kommunizieren. Andererseits ist Fingerspitzengefühl und Empathie gefragt – eine Kündigung kann einen tiefen Einschnitt für den Betroffenen bedeuten. Daher ist eine gründliche Vorbereitung unumgänglich.
Ein einfühlsamer Umgang gewährleistet, dass auch die menschlichen Aspekte berücksichtigt werden und eine von Menschlichkeit geprägte Unternehmenskultur erhalten bleibt.
Besondere Bedeutung kommt dabei auch der persönlichen emotionalen Vorbereitung zu. Um die erforderliche Sicherheit in herausfordernden Situationen im Rahmen einer Kündigung zu gewährleisten, ist eine umfassende Vorbereitung von Kündigungsgesprächen unverzichtbar. Dies kann bedeuten, im Voraus stichpunktartige Notizen zu jedem Gesprächsthema zu erstellen, um im entscheidenden Moment nicht den roten Faden zu verlieren. Darüber hinaus ist es ratsam, die eigenen Handlungsspielräume im Voraus zu klären und zu überlegen, wie eine mögliche Unterstützung für die Betroffenen aussehen könnte.
Eigene Emotionen anerkennen
Es ist hilfreich, eigene Emotionen wie Unruhe oder Schuldgefühle bewusst wahrzunehmen und zu akzeptieren. Dies ermöglicht eine bewusstere Steuerung der eigenen Reaktionen im Gespräch und stärkt die Fähigkeit zur Selbstregulation. Insbesondere in kritischen Kündigungsgesprächen erweist sich das als wichtig, um nicht unbeabsichtigt von der emotionalen Dynamik des Gesprächspartners beeinflusst oder gar irritiert zu werden.
Vor dem Gespräch bewusst innezuhalten und sich kurz zu reflektieren, kann stärkend wirken. Wie geht es mir in diesem Moment? Welche Gefühle oder Empfindungen nehme ich bei mir wahr? Manche Menschen empfinden es auch als nützlich, bewusst zu atmen, die Atmung zu vertiefen und insbesondere auf eine Verlängerung der Ausatmung zu achten. Durch diese einfache Übung lässt sich Stress reduzieren. Auch während des Gesprächs kann diese Technik helfen, um sich immer wieder zu zentrieren und mit mehr Ruhe der Situation zu begegnen.
Empathie kultivieren
Man sollte sich die Zeit nehmen, sich in die Situation der Betroffenen hineinzuversetzen und sich im Klaren darüber sein, dass eine Kündigung weit mehr als nur eine berufliche Veränderung darstellt. Eine Kündigung ist ein einschneidendes Ereignis, das tiefgreifende Auswirkungen auf das persönliche Wohlbefinden und die Lebenssituation des Betroffenen haben kann. Dabei ist zu bedenken, dass eine solche Nachricht oft von Gefühlen wie Stress, Unsicherheit und vielleicht sogar Angst begleitet wird. Es ist wichtig, diese emotionalen Aspekte nicht nur zu erkennen, sondern sie auch in der Kommunikation und im Verhalten während des Gesprächs zu berücksichtigen und dem Gegenüber empathisch entgegenzutreten. Echtes Verständnis für die Situation der Betroffenen zu zeigen und eine Atmosphäre des Respekts und der Fürsorge zu schaffen – das ist es, was in solch schwierigen Zeiten von unschätzbarem Wert ist und von Betroffenen geschätzt wird.
Und dennoch: sich daran zu erinnern, dass eine Kündigung auf Unternehmensentscheidungen basiert und nicht persönlich gemeint ist, kann helfen, eine professionelle Distanz zu wahren, die Situation sachlich und ausgewogen zu handhaben und zeitgleich die Würde der Betroffenen zu achten.
Reaktionen der Betroffenen ernst und wahrnehmen
Ein wichtiger Teil der Vorbereitung besteht auch darin, sich mögliche Reaktionen der Betroffenen vorzustellen und zu überlegen, wie man darauf reagieren könnte und möchte. Der Verlust des Arbeitsplatzes kann starke Emotionen hervorrufen, die im Gespräch angemessen Platz finden sollten. Verschiedene emotionale Reaktionen wie Aggression, Trauer, Rückzug, Distanzierung oder Verleugnung erfordern spezifische Herangehensweisen. Reaktionsmuster, die sich häufig zeigen, sind u.a. folgende:
Aggression/Angriff: Diese Reaktion manifestiert sich durch offenes, aggressives Verhalten, begleitet von erhöhter muskulärer Anspannung und Lautstärke. Die Wut richtet sich oft gegen etwas oder jemanden. In dieser Situation ist es entscheidend, nicht inhaltlich zu argumentieren, sondern zuzuhören. Deeskalation kann erfolgen, indem Menschen das Gefühl bekommen, verstanden zu werden, indem ihre Emotionen erkannt und benannt werden.
Trauer/Weinen: Eine weitere starke Reaktion kann Trauer oder Weinen sein. Jemanden traurig oder weinend zu erleben, ist selbst für Profis nicht einfach. Die Versuchung, tröstende Worte zu sagen wie „so schlimm ist das doch nicht“ oder „Das wird schon wieder“, ist groß. Diese Worte entsprechen jedoch selten der Realität, die das Gegenüber erlebt, und werden daher selten als hilfreich empfunden. Auch hier kann es mehr Sinn machen, eine Pause einzulegen und der Emotion Raum zu lassen. Das Reichen eines Taschentuchs ist eine non-verbale unterstützende Geste, die von den meisten gerne angenommen wird.
Defensiv/Rückzug: Der Gesprächspartner verstummt oder erstarrt, reagiert auf Ansprache nicht mehr. Dies kann eine spezifische Stressreaktion sein, und der Betroffene steht möglicherweise unter Schock. Unter Schock sind Menschen selten in der Lage, Informationen aufzunehmen und zu verarbeiten. Auch in diesem Fall kann es Sinn machen, dem Gegenüber Zeit zu lassen, um seine Gefühle zu verarbeiten. Je nach Situation kann auch die Organisation einer Vertrauensperson, die den Betroffenen nach Hause begleitet, unterstützend wirken.
Distanziert/Verleugnung: Der Gesprächspartner zeigt wenig persönliche Betroffenheit und agiert nicht situationsangemessen. Hier ist es ratsam, über offene Fragen das Gegenüber zu involvieren und zu evaluieren, wie gut die Person die Situation verstanden hat.
Kündigung als Geschäft/Verhandler: Die gekündigte Person versucht, das Gespräch zu nutzen, um ihren finanziellen Nutzen zu maximieren. Indem sie im Vorfeld klar definieren, was ihr Verhandlungsrahmen ist, können Sie auch im Gespräch mit Bestimmtheit ihre Grenzen aufzeigen und mit der nötigen Klarheit kommunizieren.
Wenn Sie in Gesprächen auf starke emotionale Reaktionen stossen, die ein strukturiertes Weiterführen des Gesprächs erschweren oder sogar unmöglich machen, ist es hilfreich den Gesprächspartner fragen, ob er oder sie sich in der Lage fühlt das Gespräch weiterzuführen oder es zu einem anderen Zeitpunkt weiterführen möchte. Dies zeigt nicht nur Respekt, indem Sie die aktuelle Realität des Gesprächspartners anerkennen, sondern ermöglicht Ihnen, sanft von der emotionalen auf die sachliche Ebene zu wechseln, ohne dass sich ihr Gesprächspartner von ihnen übergangen fühlt.
Die Anerkennung und einfühlsame Reaktion auf verschiedenartige emotionale Reaktionen ist deshalb von Bedeutung, um die Würde der Betroffenen zu wahren und eine respektvolle Atmosphäre in herausfordernden Situationen aufrechtzuerhalten.
Das Meistern komplexer Gespräche im beruflichen Kontext ist eine erlernbare Kunst. Regelmässige Trainings, wie etwa praxisnahe Seminare mit Rollenspielen, sind dafür ideal. Durch das Üben in simulierten Szenarien können Teilnehmende lernen, mit Stress umzugehen und ihre Reaktionen besser zu kontrollieren. Das praktische Training und Feedback helfen, Sicherheit zu gewinnen, sodass schwierige Gespräche mit mehr Gelassenheit und Souveränität geführt werden können.
Fazit
Das Führen von Kündigungsgesprächen stellt eine anspruchsvolle Aufgabe dar. Es erfordert die richtige Balance zwischen notwendiger Professionalität und echtem Fingerspitzengefühl. Einerseits müssen die Dinge klar und deutlich angesprochen werden, andererseits darf nie vergessen werden, dass auf der anderen Seite ein Mensch mit Gefühlen sitzt. Eine gründliche Vorbereitung ist hierbei hilfreich. Es geht nicht nur darum, den Gesprächsverlauf zu planen und sich Notizen zu machen, sondern auch darum, sich selbst auf die emotionale Seite des Gesprächs vorzubereiten.
Es ist wichtig, sich bewusst zu sein, dass die eigene emotionale Verfassung genauso relevant ist wie die Fähigkeit, auf die möglichen Reaktionen des Gegenübers angemessen einzugehen. Ob das Wut, Traurigkeit oder Schock ist – jede dieser Reaktionen erfordert ein spezielles Einfühlungsvermögen und eine adäquate Antwort.
Das übergeordnete Ziel besteht darin, das Gespräch so zu führen, dass sowohl Betroffene als auch das Unternehmen respektvoll und würdevoll aus der Situation hervorgehen. Dabei geht es nicht nur um die Wahrung von Professionalität, sondern auch darum, eine positive und unterstützende Unternehmenskultur selbst in den schwierigsten Zeiten zu fördern.
Artikel von Michael Hasler für die Märzausgabe 2024 des Newsletters HR-Profi.
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